Viajes corporativos

Las reuniones son una parte habitual de la vida laboral cotidiana; pero a medida que crecen los equipos compuestos por personas geográficamente dispersas surge un dilema: viajar o no viajar. Y definitivamente esa es una cuestión para analizar.

La necesidad de contar con herramientas para el análisis de la información y establecer una política de viajes entre los empleados de la empresa es hoy una prioridad. Considerando estos desafíos y los objetivos para alcanzar se pueden tener en cuenta ciertos aspectos para ordenar el proceso de viajes:

1. Es crucial establecer y comunicar debidamente a los empleados la política de viajes. Las empresas con un programa de viajes más estricto logran ahorrar más que aquellas más permisivas.

2. Estar en contacto con varios proveedores y lograr acuerdos por la cantidad de viajes que la compañía realice al año es fundamental.

3. La mayoría de las empresas fomentan el uso de herramientas de autorreserva “online” para viajes de ida y vuelta, en otras, es obligatorio. Sin embargo, un aspecto clave es fomentar las reservas anticipadas para evitar la volatilidad de las tarifas.

4. Es importante el uso de tarjetas de crédito corporativas, que ayudan al viajero y reducen el tiempo para reportar gastos (recopilar y escanear recibos, etc.).

5. En aquellas empresas que cuentan con sistemas propios de autorreserva se recomienda la integración con sistemas informáticos que concilien reservas, facturas y demás información que se genere a lo largo del viaje.

6. Es fundamental que los datos procedentes de diversas fuentes (agencia de viajes, tarjetas de crédito corporativas, herramientas de autorreserva, proveedores o informes de gastos de los empleados, etc.) estén unificados.

(El autor es director regional de Cuentas Multinacionales de en IT Sales Latam Amadeus).