Facturación Electrónica ha dado buenos resultados y se espera su implementación
Rafael Montero, CEO de Gurusoft, empresa proveedora de servicios de de este sistema durante el plan piloto, afirma que fue un gran reto hacer que clientes finales de cada compañía fueran receptivos a este formato, y comprendieran que ya no es necesario recibirla de manera física.
La Dirección General de Ingresos (DGI) del Ministerio de Economía y Finanzas ha establecido como fecha de inicio definitivo de facturación electrónica en Panamá el 1 de junio de 2021, según Decreto Ejecutivo 766 y se rige para las empresas exceptuadas de equipo fiscal y cualquier otra compañía que solicite de forma voluntaria la adopción de la Factura Electrónica para mejorar sus procesos.
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Actualmente se ha finalizado la fase probatoria, de la que participaron 43 empresas, además, se totalizan 17,543,730 facturas electrónicas legales emitidas a clientes, efectuadas por 24 empresas pilotos en fase productiva, según cifras de marzo 2021 de la DGI.
Para Rafael Montero, CEO de Gurusoft, empresa proveedora de servicios de Factura Electrónica durante el plan piloto, fue un gran reto hacer que clientes finales de las empresas piloto fueran receptivas a la factura electrónica, y comprendieran que ya no es necesario recibirla de manera física.
"La Facturación Electrónica es una nueva modalidad de facturar que ha venido en toda Latinoamérica, desde el 2013 en Ecuador y así varios países se han sumado a cambiar su modelo de facturación. Nosotros una empresa panameña, que desde el 2018 le estamos dando el servicio a empresas del piloto. En Panamá la DGI seleccionó a 43 empresas del piloto, de las cuales 7 empresas las asesoramos para migrar de impresora fiscal a facturación electrónica", detalló.
"Al recibir una factura electrónica por correo electrónico, inmediatamente el software lee y valida la autorización, y la contabiliza automáticamente, cuando la empresa lo verifica o autoriza. Al instante todos los departamentos empresariales pueden ver esa información, hasta el método de pago del cliente. El sistema alerta cualquier diferencia que exista entre lo recibido y lo pedido que se encuentra registrado en el sistema contable", menciona.
Este panorama ventajoso se ha magnificado en la situación mundial que se vive por la pandemia del coronavirus, porque este nuevo modelo de facturación no solamente servirá a Panamá como mecanismo para reportar sus transacciones económicas de compra-venta a la DGI, sino también que servirá al Gobierno para saber en tiempo real lo que está sucediendo con la facturación del país mediante la automatización contable y pueda tomar mejores decisiones de manera rápida.
¿Qué es lo más difícil?
"Siempre hay la resistencia al cambio, más cuando se tratan temas tecnológicos. Lo primero que deben de saber los contribuyentes es que esto es un proyecto país, luego cuando empresa lo quiere implementar, es de empresa. Tratar de coordinar todas las áreas de la empresa. Los clientes estaban acostumbrados a recibir información de la impresora fiscal, por eso al momento que alguien las enviaba con esta nueva modalida, no la recibían, porque pensaban que era falsa", destaca Montero.
En este nuevo formato, una factura electrónica es un documento (formato XML firmado digitalmente), que registra la transacción de las operaciones de transferencia, venta de bienes y prestación de servicios, generada y firmada electrónicamente por el vendedor, y autorizada electrónicamente por la DGI. La firma electrónica del vendedor le da validez legal al archivo electrónico y la autorización de la DGI le da validez fiscal.
"Era un desafío involucrar a todas las áreas de la empresa y tener comunicación fluida para realizar la integración, pero nuestra gran experiencia en estos procesos vino a proporcionar lo necesario para el éxito de los mismos. Este es un proyecto de toda la empresa, donde involucra información cruzada que servirá para la toma de decisiones y definitivamente valdrá la pena. Al final se comprobó que una empresa del piloto se demoraba 4 horas diarias en su proceso de facturación con impresora fiscal y con facturación electrónica este tiempo se redujo a 20 minutos", agregó.
Recalca: "El facturador no debe tener temor en equivocarse al emitir la factura electrónica, ya que, aunque sea rechazada, la misma puede corregirse de manera inmediata y reenviarse nuevamente para la aprobación, a diferencia de cuando se factura por Impresora fiscal que allí si existe una pérdida considerable de tiempo y papel ya que en el mismo caso se debe realizar una nota de crédito y luego realizar nuevamente la factura".
Un punto importante que se incluye de ahora en adelante, es por la Resolución 201-0295 del 20 de enero de 2021, por medio de la cual se dicta la Reglamentación de los Proveedores de Autorización Calificados (PAC) para la Factura Electrónica, estableciéndose el procedimiento de autorización para actuar como figura de PAC, entre los que se encuentra Gurusoft y serán los encargados oficiales a las que las empresas deben acudir para implementar este nuevo sistema.
Retos que deben afrontar con la aplicación en Panamá
Dentro de las principales fallas que se podrían dar en este nuevo sistema, está el hecho que a la hora de contratar al proveedor de este servicio, escojan a uno que le cambie su sistema actual de facturación, lo único que cambia es el envió de información, pero no la manera de trabajar. En este punto sería algo que no debería cambiar, porque es la manera de trabajar de la empresa.
Otro punto es coordinar a todos los departamentos de un empresa y que los empresarios se sumen a los adelantos tecnológicos, para no quedarse en el pasado cuando facturaban en las impresoras fiscales. Ahora todo estará en la nube.
Respecto al precio que representa la instación del sistema en Panamá, el ingeniero Ricardo Montero destaca que el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), le hizo un préstamo a la DGI Panamá para el desarrollo de este sistema.
"Al migrar a facturación electrónica, con un click puede ver todas las facturas ya emitidas, algo contrario al papel que debe resguardarse e implica un costo. De precios reales suele variar un poco en el mercado. La implementación va desde una plataforma gratis, porque tenemos una manera gratuita, pero también podría ir hasta los dos mil dólares", menciona.
A diferencia de la impresora fiscal, en el caso de la facturación por medios electrónicos, el costo, mantenimiento y todos los detalles, vienen incluidos en el plan que se haya escogido o que la DGI le esté brindado a cada empresa, por lo que solamente se hace necesario tener el servicio en la nube funcionando para acceder siempre sin ningún percance.
¿Qué anécdotas tienen del sistema?
Ricardo Montero afirma que tiene dos muy llamativas, por un lado menciona que uno de los clientes quedó asombrado al hacer todo el proceso y realizarlo en un tiempo no mayor a 20 minutos, algo que con una impresora fiscal en el pasado le tomaban más de 3 o 4 horas.
Por otro lado, había otra empresa de ellos que facturaba en una tienda pequeña, algo al inicio que se le complicaba a los dueños, porque muchos pedían la impresión fiscal, esto por desconocimiento a que el nuevo método era mucho mejor y más rápido.
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